Resmi Karar Defteri Tutarken En Sık Yapılan 5 Hukuki Hata

Apartman ve site yönetiminde karar defteri, alınan kararların kayıt altına alınması ve ileride ortaya çıkabilecek uyuşmazlıklarda yönetimin işlemlerinin ispatlanabilmesi açısından büyük önem taşır. 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu’nun 32. maddesi, kat malikleri kurulunca alınan kararların noter mühürlü, sıra numaralı sayfalardan oluşan deftere yazılmasını ve toplantıda bulunan kat maliklerince imzalanmasını öngörmektedir.

Buna rağmen apartman ve site yönetimlerinde karar defteri tutulurken bazı önemli hatalar yapılabilmektedir. Bu hatalar, alınan kararların ispatı ve uygulanması konusunda ciddi sorunlara yol açabilir.

1. Kararları Deftere Yazmamak veya Eksik Yazmak

En sık karşılaşılan hatalardan biri, kat malikleri toplantısında alınan kararların sözlü olarak bırakılması veya karar defterine eksik şekilde geçirilmesidir.

Örneğin toplantıda aidat artırımı, yönetici seçimi, ortak alan tadilatı veya bakım giderleri hakkında karar alınmasına rağmen kararın yalnızca “oy birliği ile kabul edilmiştir” şeklinde yazılması ileride sorun oluşturabilir.

Kararın hangi konuya ilişkin olduğu, neye karar verildiği ve mümkün olduğunca kararın kapsamı açık şekilde belirtilmelidir.

Kat Mülkiyeti Kanunu'na göre kararların deftere yazılması ve toplantıda bulunan kat maliklerince imzalanması gerekir. Ayrıca karara aykırı oy kullanan kat maliki, aykırılığının sebebini belirterek imza atabilir.

Doğru uygulama: Kararları açık, anlaşılır ve uygulanabilir şekilde yazmak; toplantı tarihi ve karar sırasını düzenli takip etmek.

2. Noter Tasdiki Olmayan Defter Kullanmak

Karar defterinin şekli de önemlidir. Kanunun 32. maddesinde, kararların sayfa numaraları sıralı ve her sayfası noter mührüyle tasdikli bir deftere yazılması öngörülmektedir.

Bu nedenle herhangi bir boş deftere veya normal bir ajandaya apartman kararlarının yazılması doğru bir uygulama değildir.

Karar defterinin usulüne uygun şekilde hazırlanması, yönetimin belge düzeninin temel unsurlarından biridir. Özellikle apartman yönetiminde geçmiş kararların ispat edilmesi gereken durumlarda defterin şekil şartları önem kazanır.

Doğru uygulama: Karar defterinin noter tasdik durumunu ve kullanılacak defterin kanuni şartlara uygunluğunu kontrol etmek.

3. Toplantıya Katılanların İmzalarını Almamak

Karar defterinde yalnızca yöneticinin imzasının bulunması yeterli değildir. Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 32. maddesine göre toplantıda bulunan kat maliklerinin kararları imzalaması gerekir. Karara karşı oy verenlerin ise karşı oy gerekçelerini belirterek imza koyabilmeleri mümkündür.

Örneğin 15 kişinin katıldığı bir kat malikleri kurulu toplantısında kararların yalnızca yönetici tarafından imzalanması, ileride kararın kimler tarafından kabul edildiği konusunda tartışmalara neden olabilir.

Bu nedenle toplantıya katılan kişilerin imzalarının eksiksiz şekilde alınması önemlidir.

Doğru uygulama: Toplantı sonunda karar metnini kontrol etmek ve hazır bulunan kat maliklerinin imzalarını almak.

4. Karar Defterini ve Belgeleri Düzenli Saklamamak

Karar defteri tek başına yeterli değildir. Yönetici; kat malikleri kurulu kararlarını, protokolleri, ihtar ve tebligatların özetlerini ve tarihlerini, ayrıca bütün giderleri ilgili deftere tarih sırasıyla yazmak ve defteri, gider belgelerini ve diğer belgeleri dosyalamakla yükümlüdür.

Faturaların, sözleşmelerin, bakım belgelerinin, ödeme makbuzlarının ve toplantı evraklarının kaybolması yönetimin şeffaflığı açısından önemli bir problem oluşturabilir.

Özellikle aidat yönetimi, gelir-gider takibi ve bakım-onarım işlemleri ile ilgili belgelerin düzenli arşivlenmesi gerekir.

Doğru uygulama: Karar defteri ile birlikte faturaları, makbuzları, sözleşmeleri, bakım belgelerini ve diğer yönetim evraklarını düzenli şekilde arşivlemek.

5. Yıllık Kapanış Tasdikini Unutmak

Karar ve yönetim belgelerinin düzenli tutulmasının yanı sıra kanunda öngörülen noter işlemlerinin de takip edilmesi gerekir. Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 36. maddesinde, ilgili defterin her takvim yılının bitiminden başlayarak bir ay içinde notere kapattırılması gerektiği düzenlenmektedir.

Bu işlemin unutulması, yöneticinin kanuni yükümlülüklerini yerine getirmemesi bakımından sorun oluşturabilir.

Bu nedenle apartman yöneticileri yıl sonu işlemlerini bir takvim üzerinden takip etmeli ve gerekli noter işlemlerini zamanında gerçekleştirmelidir.

Karar Defterinde Hangi Bilgiler Bulunmalı?

Uygulamada sağlıklı bir karar kaydında en azından şu bilgilerin açıkça yer alması faydalıdır:

• Toplantı tarihi
• Toplantı konusu veya gündem maddesi
• Alınan karar
• Kararın kapsamı
• Oylama sonucu
• Varsa karşı oy ve gerekçesi
• Toplantıya katılanların imzaları
• Karar sıra numarası

Özellikle aidat belirleme, yönetici seçimi, ortak giderler, bakım ve onarım, demirbaş alımı ve ortak alan kullanımı gibi konularda kararın neye ilişkin olduğu açıkça belirtilmelidir.

Karar Defterindeki Hatalar Neden Önemlidir?

Apartman yönetiminde alınan kararlar yalnızca o gün için değil, ilerleyen yıllarda da önem taşıyabilir. Kat malikleri değişebilir, yeni yöneticiler göreve gelebilir veya geçmiş bir karar hakkında uyuşmazlık çıkabilir.

Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 32. maddesi, daha sonra aynı konuda bir anlaşmazlık çıkması halinde karar defterindeki önceki kararın dikkate alınmasını öngörmektedir.

Bu nedenle karar defteri, apartman yönetiminin adeta kurumsal hafızası niteliğindedir.

Dijital Apartman Yönetimi Hataları Azaltabilir

Günümüzde apartman yönetim yazılımı ve site yönetim yazılımı, yönetim belgelerinin daha düzenli takip edilmesine yardımcı olabilir.

Dijital yönetim sistemleriyle;

• Kat malikleri bilgileri,
• Toplantı kayıtları,
• Aidat ve ödeme bilgileri,
• Gelir-gider kayıtları,
• Faturalar,
• Bakım ve arıza kayıtları,
• Duyurular,
• Yönetim belgeleri

daha düzenli şekilde takip edilebilir.

Ancak dijital kayıt sistemi kullanılması, kanunda öngörülen fiziksel karar defteri ve diğer yasal yükümlülüklerin kendiliğinden ortadan kalktığı anlamına gelmez. Dijital sistem, yönetim süreçlerinin takibi ve arşivlenmesi için destekleyici bir araç olarak değerlendirilmelidir.

Sonuç

Resmî karar defteri, apartman ve site yönetiminin en önemli belgelerinden biridir. Kararların eksik yazılması, noter tasdikinin gözden kaçırılması, kat maliklerinin imzalarının alınmaması, belgelerin düzenli saklanmaması ve yıllık kapanış işlemlerinin unutulması en sık karşılaşılan sorunlar arasındadır.

Profesyonel apartman yönetimi ve site yönetimi anlayışında kararların doğru şekilde kayıt altına alınması, belgelerin düzenli arşivlenmesi ve kanuni sürelerin takip edilmesi büyük önem taşır.

Karar defteri yalnızca bir formalite olarak görülmemeli; şeffaf, düzenli ve hukuka uygun bina yönetiminin temel belgelerinden biri olarak değerlendirilmelidir.

Not: Bu içerik genel bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır. Somut bir uyuşmazlıkta güncel mevzuat ve olayın özel koşulları ayrıca değerlendirilmelidir.